Come salvare i documenti universitari per conservarli a lungo termine: il PDF/A

Ci sono documenti che abbiamo bisogno di conservare per lunghi periodi, la tesi di laurea, il piano di studi, i libri digitali che poi avremo di consultare anche durante il lavoro. C’è un modo semplice e veloce per mettere in sicurezza i file: il PDF/A.

All’università è normale che i documenti passino di mano in mano, vengono consultati, firmati e poi riutilizzati. Però, spesso abbiamo bisogno che possano essere consultati anche a distanza di tanti anni, per esempio per la domanda di dottorato o per delle semplici verifiche amministrative. In questo caso, devi scegliere un formato adeguato come il PDF/A che è pensato apposta per l’archiviazione a lungo termine.

Se alcuni file li hai in Word, non c’è problema. Puoi usare un convertitore online come SmallPDF e, grazie alla funzione word to pdf puoi trasformare il file in modo da poterlo conservare negli anni senza il rischio di modifiche indesiderate.

Cos’è il PDF/A e perché è utile per gli studenti

Il PDF/A è una famiglia di profili del PDF pensata per conservare nel tempo il contenuto visivo statico di un documento. A differenza del PDF classico, tutto deve essere auto-contenuto: caratteri incorporati, colori definiti in modo indipendente dal dispositivo, niente collegamenti a risorse esterne o elementi che dipendono da software terzi. Il risultato è un file che rimane leggibile e uguale a sé stesso anche se cambiamo il computer o i sistemi operativi. È uno standard ISO (serie ISO 19005) e l’ultima evoluzione, il PDF/A-4, si basa sul PDF 2.0 (ISO 32000-2).

Per chi lavora nella logistica documentale di un ateneo questo significa ridurre il rischio di rotture nel tempo. Un verbale firmato oggi resta accessibile e identico domani, senza sorprese di font mancanti o contenuti non visualizzabili. Anche le istituzioni culturali e gli archivi nazionali trattano il PDF/A come il formato di riferimento per i testi e le pubblicazioni digitali, proprio per la sua robustezza nel lungo periodo.

Quale profilo scegliere: PDF/A-1, -2, -3 o -4?

La famiglia del PDF/A non è unica, esistono più generazioni, nate per esigenze diverse. Ecco quali sono:

• PDF/A-1 (2005): il capostipite. È buono per i documenti semplici in bianco e nero.
• PDF/A-2 (2011): più flessibile, supporta i livelli (layers) e il PDF/A-2u garantisce la ricerca del testo grazie al mappaggio Unicode. È spesso il compromesso migliore per le tesi, le delibere e le linee guida interne.
• PDF/A-3 (2012): consente gli allegati incorporati (per es. fogli di calcolo o XML). Utile quando serve conservare insieme la rappresentazione umana e i dati nativi (es. un registro in CSV).
• PDF/A-4 (2020): allinea tutto al PDF 2.0, semplifica i profili e mantiene la possibilità degli allegati (PDF/A-4e per engineering, PDF/A-4f per file incorporati).

In Italia, la PA (e quindi anche gli atenei pubblici) seguono le Linee Guida AgID sulla formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici, che includono riferimenti ai formati idonei e prescrizioni su come impostare i processi di conservazione digitale. Il PDF/A è il formato tipico per i documenti statici destinati alla conservazione.

Da Word a un vero PDF/A, con verifica e metadati

1. Se scrivi la tesi o un regolamento, imposta i caratteri standard e incorpora i font in esportazione. I principali editor permettono l’esporta in PDF/A, in alternativa, converti il PDF normale a PDF/A con degli strumenti dedicati.
2. Se digitalizzi un verbale firmato a mano o una delibera storica, esegui il riconoscimento del testo: così il PDF/A resta ricercabile e indicizzabile nei sistemi documentali.
3. Aggiungi titolo, autore/struttura, data, corso o UO. Bastano i campi minimi ma coerenti: aiutano sia chi cerca, sia chi conserva.
4. Prima di mandare in conservazione, apri il file con un validator PDF/A e controlla che il profilo (es. PDF/A-2u o PDF/A-4f) sia rispettato.
5. Usa convenzioni semplici: Tesi_Cognome_Nome_2025_PDF-A-2u.pdf. Evita gli spazi e i caratteri strani, in questo modo la gestione lungo la filiera è più fluida.

Firme, marca temporale e conservazione nel tempo

Se il documento deve essere giuridicamente opponibile (delibere, verbali di esame, decreti), entra in gioco la firma elettronica in formato PAdES (la firma nativa per PDF). Per garantire la verificabilità nel lungo periodo, gli standard europei prevedono i profili B-T, B-LT e B-LTA, che aggiungono rispettivamente una marca temporale, le informazioni di validazione e i meccanismi per estendere la prova nel tempo. L’ultima versione della norma ETSI EN 319 142-1 definisce questi profili e allinea la firma PDF agli scenari di conservazione a lungo termine.

In pratica: se firmi un PDF/A, scegli un profilo PAdES con marca temporale e informazioni di convalida incorporate, così il file porta con sé tutto ciò che serve per essere verificato anche tra molti anni.

Le Linee Guida AgID inquadrano il ciclo di vita dei documenti informatici: formazione, gestione, protocollazione, classificazione e versamento in conservazione con un manuale di conservazione e un conservatore accreditato. Per chi lavora nella macchina amministrativa dell’ateneo, questo si traduce in prassi operative: scegliere i formati idonei (PDF/A per gli atti statici), applicare le firme conformi agli standard europei, arricchire i metadati e versare in modo tracciato nel sistema di conservazione.